Content Migration von Lotus Notes nach Alfresco

Automatisierte Migration von Inhalten und Daten bei der INTER

Die Einführung und der reibungsfreie Wechsel bestehender Daten in neue Content Management Plattformen ist für viele Unternehmen komplex und kostenintensiv. Oft müssen die bestehenden Inhalte konsolidiert und danach in migriert werden. So auch bei unserem Kunden, der INTER. Das Versicherungsunternehmen musste in enorm kurzer Zeit einen Datenbestand von zirka 12.000 Dokumenten (ca. 1 GB) von Lotus Notes in Alfresco überführen.

Die Anforderungen an diese Daten-Migration waren aufgrund der unterschiedlichen Systeme und der unternehmensspezifischen Vorgaben sehr speziell und risikoreich. Sicherheit, ein hoher Qualitätsanspruch und geringe Aufwände standen im Vordergrund.

Automatische Content Migrationen

bridgingIT entwickelte ein individuelles Migrationsframework welches aus wiederverwendbaren Modulen für unterschiedlichste Quell- und Zielsysteme besteht. Damit war es möglich, Inhalte von Lotus Notes nach nach Alfresco zu migrieren. Das selbstentwickelte Framework stellt wiederkehrende Basisoperationen, wie zum Beispiel das Auslesen und Speichern von META-Informationen oder Dateien zur Verfügung. Um die benötigte Flexibilität zu gewährleisten, wurden die Module um die speziellen Anforderungen der INTER erweitert. Der Fokus lag somit nicht mehr nur auf der Anbindung der Systeme sondern auf den individuellen Anforderungen unseres Kunden. Alle Anforderungen wurden erfasst und in Form eines Regelwerks in das Framework implementiert.

Die Grafik zeigt beispielhaft eine individuelle Konfiguration für eine Daten-Migration von Lotus Notes zum Dokumentenmanagementsystem Alfresco.

Die Module für Lotus Notes und Alfresco wurden um individuelle Funktionalitäten erweitert. Zusätzlich wurde das Regelwerk implementiert, welches nun um die  speziellen Anforderungen ergänzt wurde. Über die Konfiguration wurden die Module mit dem Regelwerk verbunden.

Zusätzlich lieferte das Framework, während der Datenüberführung, Informationen über den Verlauf der Migration. Dabei wurden Fehler beim Content-Transfer ausgegeben, so dass wir zwischen technischen- und fachlichen Fehlern trennen konnten.

Die Kundenvorteile

Dieses individuelle Framework  bot der INTER höchste Flexibilität durch die granularen Anpassungsmöglichkeiten. Die  entwickelten Module garantieren Robustheit und Stabilität. Der Aufwand und die Kosten der Migration reduzierten sich auf die Erfassung der Anforderungen und die Überführung in das entsprechende Regelwerk, sowie die Implementierung der Module. Das Regelwerk identifiziert dabei mehrere verschiedene Lotus-Notes-Dokumententypen und überführte sie zuverlässig in das Zielsystem. Während einer achtstündigen Migrationsphase wurden mehr als 12.000 Dokumente zur Migration überprüft. Zirka 8.500 relevante Datensätze wurden tatsächlich überführt. Parallel dazu erstellte das Framework aussagekräftige Verarbeitungsinformationen, mit deren Hilfe die Fachabteilungen beschädigte Daten überarbeiten konnten. Nach der Korrektur wurden die noch fehlenden Dokumente in einer zweiten Migrationsphase „nachträglich“ überführt. Die Migrationsmodule enthalten Funktionalitäten zur Überprüfung von bereits existierenden Daten im Zielsystem, was dazu führt, dass eine Nachmigration ohne Anpassungen in der Software erfolgte.

Das Feedback zum Projekt war seitens des Kunden sehr positiv: " … die Migration ist aus meiner Sicht exzellent verlaufen …", so der verantwortliche Projektleiter der INTER.

Infos zum Kunden

Die INTER Versicherungsgruppe setzt sich zusammen aus der INTER Krankenversicherung aG, die zu den großen Unternehmen der Privaten Krankenversicherung (PKV) gehört, der INTER Lebensversicherung AG und der INTER Allgemeine Versicherung AG. Das Unternehmen beschäftigt deutschlandweit ca. 1.600 Mitarbeiter im Innen- und Außendienst.